Een goed dossier... is het halve werk!

Regelmatig vragen werkgevers me of het mogelijk is afscheid te nemen van een medewerker die niet functioneert. Het geduld met de betreffende werknemer is dan echt op. De resultaten vallen tegen, collega’s hebben er last van of - nog erger - klanten beginnen te klagen. Kortom, de werknemer is niet meer te handhaven en moet weg. Aan mij de vraag; kun jij dat regelen?

Heb je een dossier?

Mijn standaard wedervraag is: heb je een dossier? Met wat geluk krijg ik dan het antwoord dat er jaarlijks beoordelingsgesprekken zijn gehouden en dat de laatste beoordeling niet voldoende was. Met nog wat meer mazzel is er ook nog een schriftelijke waarschuwing of wat e-mailberichten aan de werknemer verzonden, waaruit volgt dat dingen niet goed zijn opgepakt. Meestal is dat het wel.

Als ik dan vertel dat het alleen daarmee lastig wordt om de rechtbank te overtuigen de arbeidsovereenkomst ontbinden, ontstaat vaak frustratie. Er is toch een negatieve beoordeling en uit de e-mails volgt toch dat het niet goed gaat?! Wat heb je dan nog meer nodig?

De beantwoording van die vraag is voor elke werkgever relevant. Elke werkgever heeft namelijk op een gegeven moment wel eens een werknemer die niet functioneert. En dan geldt dat de werkgever wordt beloond die een helder HR-beleid voert. Een HR-beleid waarin feedback wordt gegeven aan de werknemer als het goed gaat, maar zeker ook als niet optimaal wordt gepresteerd.

De meeste werkgevers maken daarbij gebruik van formulieren met plusjes en minnetjes die vooraf door de leidinggevende worden omcirkeld. Dit formulier wordt kort met de werknemer besproken, waarna de werknemer snel weer aan het werk mag. Een schriftelijke onderbouwing ontbreekt vaak of staat met een paar steekwoorden toegelicht in het vakje ‘opmerkingen’. Aan de beoordelingsgesprekken wordt vaak simpelweg te weinig aandacht aan besteed en dat is kostbaar korte termijn denken.

Maak tijd vrij voor beoordelingsgesprekken

Maak als leidinggevende dus tijd vrij voor de beoordelingsgesprekken en documenteer in het verslag wat er gezegd is. Het standaardiseren d.m.v. formulieren kan zeker, maar bedenk goed dat in een verzoekschrift aan de kantonrechter ik ook niet kan volstaan met minnetjes en plusjes. Een beknopte onderbouwing met voorbeelden waarom tot een onvoldoende beoordeling is geconcludeerd maakt uiteindelijk het verschil tussen wel of geen ontslag of tussen een lage of hoge ontslagvergoeding.

Op de volgende twee onderdelen gaat het nogal eens mis voor een werkgever:

  • Het disfunctioneren kan niet worden bewezen. Bijvoorbeeld, omdat kritiek alleen mondeling is gedeeld of omdat e-mailberichten of functioneringsverslagen op verschillende manieren uitgelegd kunnen worden. Communiceer dus duidelijk en waarschuw de werknemer schriftelijk voor de consequenties voor zijn of haar arbeidsovereenkomst als het disfunctioneren voortduurt!
  • Het door werkgever verplicht aan te bieden verbetertraject voldoet niet aan de eisen. Er zijn een aantal richtlijnen voor een deugdelijk verbetertraject die door rechters vrij strikt getoetst worden:
  1. het traject moet voldoende concreet zijn. Benoem doelen en taken!;
  2. de tijdsduur moet realistisch zijn om de verbeteringen te kunnen realiseren. Denk aan een periode van zeker 3 tot 6 maanden;
  3. de werkgever moet zo nodig werknemer een cursus of opleiding aanbieden of de arbeidsomstandigheden aanpassen;
  4. het verbetertraject moet periodiek met werknemer geëvalueerd worden;
  5. de werknemer moet de kans gegeven worden zijn of haar mening te geven over (de voortgang van) het traject;
  6. de werknemer moet vooraf op de hoogte zijn van de consequenties voor de arbeidsovereenkomst als het verbetertraject niet slaagt;
  7. het verbetertraject moet worden afgemaakt, tenzij bijvoorbeeld sprake is van een andere reden voor ontslag;

Met de invoering van de WWZ is de verplichting om een verbetertraject aan te bieden nu ook vastgelegd in de wet. Rechters zullen dus na 1 juli 2015 nog minder soepel omgaan met werkgevers die hun dossier niet op orde hebben. Als bovendien een disfunctionerende werknemer in een andere passende functie herplaatst kan worden, wordt een verzoek om een disfunctionerende werknemer te ontslaan ook afgewezen. Zeker voor grote werkgevers is dit een risico om rekening mee te houden!

Kortom werkgevers, maak dus werk van dossieropbouw! Anders kost het u op de lange termijn veel meer dan het u wellicht op de korte termijn oplevert.

Ik sluit af met een (voor werkgevers) positieve noot. Als de arbeidsovereenkomst wordt ontbonden op basis van disfunctioneren dan is de kans groot dat u na 1 juli 2015, vanwege de invoering van de transitievergoeding, een lagere vergoeding hoeft te betalen dan nu het geval is. Daar moet u dus alleen wel eerst zelf wat voor doen!

Heeft u vragen over de (on)mogelijkheden bij disfunctionerende werknemers? Ik help u graag met de strategie!

Lees meer over arbeidsrecht.